COMPRENDRE LE E-PARCOURS

Qu’est-ce que le e-Parcours ?

 

Le programme e-Parcours, lancé par le ministère de la santé et des solidarités en 2019, vise à faciliter et améliorer la prise en charge des patients / usagers par la mise à disposition d’un bouquet de services numériques de coordination des professionnels. SPHERE est la plateforme e-Parcours en région Centre-Val de Loire.

En savoir plus à propos du parcours 

 

A qui s’adresse la solution SPHERE ?

 

SPHERE est accessible à tous les professionnels exerçant dans les secteurs du sanitaire, du médico-social et du social, dans une logique de prise en charge décloisonnée.

 

Quelle plus-value de SPHERE pour les professionnels et les usagers/patients ?

 

SPHERE facilite le partage d’information et les échanges entre professionnels, de manière sécurisée, dans le cadre de la coordination du parcours des patients/usagers. La plateforme contribue à fluidifier les liens entre professionnels, et à garantir la continuité de prise en charge des personnes suivies.

 

Qu’est-ce qu’un DAC et quand puis-je le solliciter ?

 

Accordion Les dispositifs d’appui à la coordination (DAC) constituent des points d’entrée uniques et gratuits pour les professionnels et structures qui font face à des personnes en situations de santé et de vie complexes. En Centre-Val de Loire, chaque département dispose d’une structure DAC, qui peut être sollicitée directement dans SPHERE qui par un professionnel souhaite s’informer, être orienté, ou demander un appui à l’organisation des parcours complexes.content.

En savoir plus à propos des DAC 

 

ACCÈDER À SPHERE

Combien coûte l’accès à SPHERE ?

 

L’accès et l’utilisation de SPHERE est gratuit (pour les professionnels habilités à y accéder).

 

Je n’ai pas de compte, comment puis-je accéder à SPHERE ?

 

La complétion d'un formulaire d'inscription en ligne est nécessaire pour accéder à SPHERE. Une fois rempli, vous recevez un mail avec vos codes d'accès quelque jours après votre inscription.

S'inscrire à SPHERE

 

Je me suis inscrit(e) et j’ai reçu mes codes d’accès. Que dois-je faire pour accéder à SPHERE ?

 

SPHERE est disponible sur ordinateur en cliquant sur le bouton. Pour accéder à SPHERE sur téléphone portable ou sur tablette, vous devez au préalable télécharger l’application « Sphère » de l’éditeur Berger-Levrault, disponible sur les stores.

Dans les deux cas, un code unique de confirmation reçu par mail vous est demandé pour vous authentifier. Sur l’application, vous pourrez ensuite paramétrer une authentification par empreinte biométrique (si ce mode est bien paramétré au préalable sur votre mobile), afin de faciliter vos prochaines authentifications.

Accéder à SPHERE

 

Puis-je partager mon compte ou ma session avec un autre professionnel ?

 

Votre compte sur SPHERE est nominatif et strictement personnel. Afin de garantir la sécurité des données et l’intégrité des actions réalisées, un compte ne se partage pas. De même, votre session est nominative, et doit être verrouillée à chacune de vos absences, même temporaire.

 

Que dois-je faire à ma première connexion ?

 

Changement de mot de passe

A votre première connexion, il vous est demandé de définir un nouveau mot de passe, en suivant les bonnes pratiques suivantes :

• Au moins 12 caractères ;
• Contenant au moins 3 des valeurs suivantes : majuscule, minuscule, caractère spécial.

Pour mieux retenir votre mot de passe, vous pouvez utiliser la technique du « Passphrase », qui consiste à créer une phrase et la transformer en mot de passe. Par exemple, « J’ai une belle 2 Chevaux à Milan » donnerait G1Bl2CVAm!lan.

Paramétrage de mes notifications

Un paramétrage des notifications est proposé par défaut pour chaque utilisateur. Chacun est cependant libre de modifier ce paramétrage, en se rendant sur la page « Mon compte », « Gestion des notifications ». Pour les différentes fonctionnalités proposées, vous pouvez choisir de recevoir des notifications internes ou des emails pour être informé(e) en temps réel de nouveaux messages ou de nouvelles alertes par exemple. En mobilité, les notifications internes sont signalées par une pastille sur l’icône de l’application (notifications « push »).

 

J’ai oublié mon mot de passe, que faire ?

 

Si vous avez bien renseigné votre question secrète dans la page « Mon compte », « Informations générales », vous pouvez réinitialiser automatiquement votre mot de passe en cliquant sur « Mot de passe oublié ». Cas inverse, vous devez contacter le support de SPHERE :

• Par téléphone : 05 57 96 59 47, du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30, puis de 13h30 à 17h30 ;        
• Par mail : support-sphere@esante-centre.fr.

 

Je ne connais plus ni mon mot de passe, ni mon identifiant. Que faire ?

 

Si un compte SPHERE vous a été créé il y a quelque temps et que vous ne connaissez plus ni votre mot de passe, ni votre identifiant, vous devez contacter l’équipe SPHERE du GIP e-santé Centre-Val de Loire à l’adresse mail : sphere@esante-centre.fr.

 

GÉRER LES DOSSIERS USAGERS / PATIENTS

Qui peut créer un dossier usager/patient ?

 

La possibilité de créer un dossier usager/patient est défini par la matrice d’habilitations de SPHERE. Les professionnels de santé, les médecins, les secrétaires médicales, les pharmaciens, les travailleurs sociaux ou encore les DAC ont par exemple la possibilité de créer des dossiers. Il est nécessaire d’informer l’usager/patient (ou son responsable légal ou mandataire judiciaire si la personne est mineure ou est sous mesure de protection) de la création de son dossier sur SPHERE. Une note d’information usager/patient est disponible à cet effet dans SPHERE.

 

Je n’arrive pas à télécharger la note d’information usager/patient sur mon mobile. Que faire ?

 

A la création d’un dossier, un lien hypertexte vous permet d’accéder et de télécharger la « Note d’information usager/patient ». Sur mobile, ce téléchargement nécessite de disposer d’un lecteur PDF dans son téléphone ou sa tablette. Plusieurs lecteurs PDF existent et sont téléchargeables gratuitement.

 

Un usager/patient s’oppose à la création de son dossier sur SPHERE. Que faire ?

 

L’usager/patient est tout à fait en droit de s’opposer à la création de son dossier sur SPHERE. Le cas échéant, le dossier ne peut être créé sur SPHERE. L’usager/patient peut également exercer un droit d’opposition au traitement de ces données, un droit de limitation du traitement, et un droit d’effacement. 

Pour toute question relative à ce sujet, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du GIP e-Santé Centre-Val de Loire à l’adresse suivante : dpo@esante-centre.fr.

 

Qui a accès aux informations renseignées dans les dossiers usagers/patients ?

 

L’accès aux différentes fonctionnalités de SPHERE, ainsi qu’aux volets des dossiers et à leur contenu, est régi par une matrice d’habilitations. Celle-ci définit des profils, attribués au regard de la profession et du rôle du professionnel utilisateur de SPHERE, et les autorisations d’accès afférentes à chaque profil. La matrice d’habilitations est disponible dans la FAQ intégrée à l’outil SPHERE.

 

Un usager/patient ne souhaite pas ou plus qu’un professionnel partenaire ait accès à son dossier SPHERE. Que faire ?

 

Si le professionnel est déjà dans le cercle de soin de l’usager/patient dans SPHERE, alors vous avez la possibilité depuis le cercle de soin de retirer les accès au dossier du professionnel. Celui-ci figurera toujours dans le cercle de soin, mais n’aura plus accès au dossier. L’historique de ses actions sera conservé sur SPHERE.

Si le professionnel n’est pas dans le cercle de soin, alors au moment de l’ajouter, une fenêtre apparait pour vous laisser la possibilité de lui donner accès ou non au dossier. Si vous ne lui donnez pas accès, le professionnel figurera bien dans le cercle de soin, mais n’aura pas accès au dossier.

 

Mon usager/patient a déménagé, et il est suivi par d’autres professionnels de la région. Comment le retirer de ma file active de dossiers ?

 

Dans le cercle de soin de votre usager/patient, il vous est possible de sélectionner l’option « Détacher le partenaire » au niveau de votre fiche. Vous n’aurez alors plus accès au dossier, et ne serez plus membre du cercle de soin de l’usager/patient.

 

Comment puis-je archiver un dossier usager/patient ?

 

En cas de décès d’un usager/patient, la coche du champ dédié « Personne décédée » dans le volet « Administration » du dossier permet l’archivage automatique du dossier. 

Pour toute autre demande d’archivage d’un dossier, vous pouvez contacter le GIP e-Santé Centre-Val de Loire à l’adresse suivant : à l’adresse suivante : sphere@esante-centre.fr

 

MAÎTRISER LES FONCTIONNALITÉS DE SPHÈRE

Où puis-je trouver des fiches pratiques sur les fonctionnalités de SPHERE ?

 

Des fiches pratiques sont disponibles sur le site du GIP e-Santé Centre-Val de Loire. A chaque montée de version de SPHERE, les utilisateurs reçoivent également par mail une lettre d’information décrivant les évolutions et nouvelles fonctionnalités.

Accéder aux fiches pratiques

 

Pourquoi n’ai-je pas les mêmes fonctionnalités sur mon ordinateur et sur mon portable ?

 

Certaines fonctionnalités disponibles sur ordinateur ne sont pas adaptées ergonomiquement à un usage sur portable, et ne sont donc pas disponibles en mobilité (génération de modèles de documents, statistiques pour les utilisateurs habilités).

 

Sur mon ordinateur (version web), comment puis-je travailler sur plusieurs dossiers à la fois ?

 

Depuis la page « Dossiers usagers » qui regroupe l’ensemble de vos dossiers, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à droite de chaque fiche dossier pour voir apparaitre un menu d’actions. En choisissant l’action « Ouvrir dans un nouvel onglet » un nouvel onglet s’ouvre avec le dossier.  Cette action peut être répétée sur plusieurs dossiers.

 

EN SAVOIR PLUS SUR L'ENVIRONNEMENT DE FORMATION

À quoi sert l’environnement de formation de SPHERE ?

 

La possibilité de créer un dossier usager/patient est défini par la matrice d’habilitations de SPHERE. Les professionnels de santé, les médecins, les secrétaires médicales, les pharmaciens, les travailleurs sociaux ou encore les DAC ont par exemple la possibilité de créer des dossiers. Il est nécessaire d’informer l’usager/patient (ou son responsable légal ou mandataire judiciaire si la personne est mineure ou est sous mesure de protection) de la création de son dossier sur SPHERE. Une note d’information usager/patient est disponible à cet effet dans SPHERE.

 

Comment accéder à l’environnement de formation ?

 

L’environnement de formation est disponible sur ordination, en version web, en cliquant sur ce lien. Il est également accessible depuis l’application mobile SPHERE, en cliquant sur « Choisir mon environnement », puis sur « Environnement de formation ».

Accéder au site de formation

 

Comment puis-je obtenir des jeux d’identifiants /mots de passe pour me connecter à l’environnement de formation ?

 

Pour obtenir des jeux d’utilisateurs dédiés à l’environnement de formation, vous pouvez contacter les chargés d’accompagnement territoriaux du GIP e-Santé Centre-Val de Loire à l’adresse suivante : accompagnement-sphere@esante-centre.fr

 

Pourquoi ma connexion est-elle différente entre l’environnement de formation et l’environnement de production ?

 

L’environnement de production de SPHERE contient des données de santé réelles et personnelles de patients/usagers, dont l’accès est protégé par une modalité d’authentification forte (ex. : envoi d’un code à usage unique en version web, empreinte digitale en version mobile). Sur l’environnement de formation, qui ne contient que des données fictives, une authentification simple, avec identifiant et mot de passe, est suffisante.

 

ÊTRE ACCOMPAGNÉ(E) EN CAS DE PROBLÈME OU DE QUESTION

Qui contacter en cas de problème ?

 

Si vous rencontrez un problème d’ordre technique, ou un bug informatique, vous pouvez contacter le support :

• Par téléphone : 05 57 96 59 47, du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30, puis de 13h30 à 17h30 ;
• Par mail : support-sphere@esante-centre.fr

 

Je souhaite être accompagné(e) dans la prise en main de l’outil SPHERE. Qui puis-je contacter ?

 

Les chargés d’accompagnement territoriaux du GIP e-Santé Centre-Val de Loire sont à votre disposition pour vous accompagner dans la prise en main de l’outil. 

Vous pouvez les solliciter par mail à l’adresse suivante : accompagnement-sphere@esante-centre.fr.

 

J’ai une question sur SPHERE qui ne figure pas dans cette foire à questions, ou une demande spécifique. Qui puis-je contacter ?

 

Les chargés d’accompagnement territoriaux du GIP e-Santé Centre-Val de Loire sont à votre disposition pour vous accompagner. 

Vous pouvez les solliciter par mail à l’adresse suivante : accompagnement-sphere@esante-centre.fr

 

POUR ALLER PLUS LOIN

Où sont hébergées les données renseignées dans SPHERE ?

 

Les données de SPHERE sont hébergées par la société IDS du groupe PSIH, qui est certifiée hébergeur de données de santé (HDS). Les centres de données de la société sont situés en France, à Montceau-les-Mines, Le Creusot, Limonest et Lyon.

 

Les données dans SPHERE sont-elles sécurisées ?

 

L’hébergeur de la solution SPHERE est certifié HDS (hébergeur de données de santé), ce qui garantit un haut niveau de sécurité et la conformité au référentiel de certification défini par l’Agence du Numérique en Santé. La nécessité d’une authentification forte pour accéder à SPHERE contribue également à la sécurité des données.

 

Comment archiver un compte utilisateur ?

 

Vous pouvez contacter le GIP e-Santé Centre-Val de Loire pour toute demande d’archivage de compte utilisateur, à l’adresse suivante : sphere@esante-centre.fr